Der Haupt- und Finanzausschuss nahm die vorgelegte Planung zur Kenntnis.
Bürgermeister Fiedler teilte mit, dass er sich über die Aufnahme des Punktes „Bürgerbüro“ in die Tagesordnung sehr freue. Bereits im Wahlkampf sei die Einrichtung eines Bürgerbüros thematisiert worden und die Planung in den vergangenen Monaten immer weiter vorangeschritten. Parteiübergreifend bestehe die Forderung nach einer bürgerfreundlichen Gestaltung des Empfangsbereichs des Rathauses. Der von der Stadt beauftragte Architekt, Dieter Wimmers, werde nun zunächst die Planung vorstellen. Im Anschluss daran würden Beigeordneter Brunen und er noch die personelle und organisatorische Umsetzung schildern.
Der Vortrag von Herrn Wimmers ist in der Anlage beigefügt.
Auf Nachfrage von Bürgermeister Fiedler erläuterte Herr Wimmers, dass der Empfangsbereich im Rathaus derzeit sehr hallig sei. Dies sei auf den vorhandenen Bodenbelag und die fehlende Deckenverkleidung zurückzuführen. Um eine angenehmere Atmosphäre zu schaffen, sei seines Erachtens nicht nur die Verkleidung der Decke sondern auch die Bearbeitung des Bodenbelags notwendig. Als Bodenbelag komme bspw. ein textiler Belag in Frage, der im Straßenverkehrsamt des Kreises Heinsberg getestet worden sei. Dieser Belag sei mit klarem Wasser zu reinigen und sehr unempfindlich. Der Kreis sei von dieser Lösung so überzeugt, dass die gesamte Kreisverwaltung damit versehen werde.
Weiterhin bestätigte Herr Wimmers die Aussage des Bürgermeisters, dass das vorgesehene Schiebtürsystem aus Kostengründen Drehtüren gewichen sei. Auch bei Drehtüren sei eine halbtransparente Lösung möglich.
Stadtverordnete Tings erkundigte sich, ob in der Planung vermehrt Glaselemente vorgesehen seien.
Herr Wimmers bestätigte, dass die Anbringung von Glaselementen geplant sei. Dies verbessere den Lichteinfall, insbesondere in die Tiefe, und habe positive psychologische Effekte.
Des Weiteren fragte Stadtverordnete Tings nach, ob die veränderte Eingangssituation Einfluss auf die Fußwege Richtung Kirche habe.
Herr Wimmers antwortete, dass die Planung keinen Einfluss auf die Fußwege habe. Zudem werde aufgrund des zweiten Bauabschnittes in Kürze sowieso ein neues Planungskonzept für diesen Bereich erstellt. Er beabsichtige aufgrund dessen Kontakt zum Planungsbüro aufzunehmen, um beide Planungen aufeinander abzustimmen. Der auf dem jetzigen Plan eingezeichnete Eingangsbereich beschreibe die Situation auch im ungünstigsten Fall und gebe die Maximalgröße dieses Bereichs an. Der gesamte Bereich könne natürlich auch kompakter geplant werden.
Stadtverordneter Kravanja meinte, dass nun schon der dritte Entwurf vorgelegt worden sei und zwei verschiedene Eingangsmöglichkeiten vorgestellt worden seien, nämlich ein rundes und ein eckiges System. Er erkundigte sich, welche Variante für die Zugsituation vorteilhaft sei.
Herr Wimmers erläuterte, dass bspw. die Raiffeisenbank in Geilenkirchen eine runde Lösung habe. Laut Aussage von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sei dennoch Zugluft vorhanden. Generell könne man sagen, dass Zugluft erst bei einer Lauflänge von 3,50 m von einer Tür zur nächsten verhindert werde.
Stadtverordneter Kravanja fragte nach, ob das im Vortrag erwähnte Backoffice dauerhaft oder nur zeitweise mit Bediensteten besetzt sei.
Herr Wimmers antwortete, dass die Idee tatsächlich eine ständige Besetzung des Büros vorsehe. Insgesamt zeige die Planung die mögliche Maximalbesetzung von insgesamt sieben Personen; dem Sachgebietsleiter, dem Backoffice-Mitarbeiter, drei flexibel arbeitenden Springern und zwei Servicekräften am Infopoint. Dies sei jedoch die Maximalbesetzung und könne jederzeit diskutiert werden.
Stadtverordneter Kuhn fragte nach, ob das Konzept mit dem Behindertenbeauftragten Herrn Pütz abgestimmt worden sei und wer mit dem Umbau des Eingangsbereichs betraut werden solle. Des Weiteren erkundigte er sich, ob durch die Einrichtung des Bürgerservices die restliche Verwaltung überwiegend vom Publikumsverkehr befreit werde.
Herr Wimmers erklärte, dass die Planung noch nicht mit dem Behindertenbeauftragten abgestimmt worden sei. Dennoch erfülle sie jegliche Anforderungen, um gehandicapte Menschen den Weg in das Servicecenter zu ermöglichen.
Bürgermeister Fiedler ergänzte, dass mit den Arbeiten aufgrund des Umfangs und der Schwierigkeit eine externe Firma beauftragt werde.
Weiter führte Bürgermeister Fiedler aus, dass zahlreiche Studien belegen, dass 80% der Anfragen an eine Kommune im ersten Anlauf beantwortet werden könnten. Ziel des neuen Bürgerservicezentrums sei, Bürger nicht mehr kreuz und quer durchs Rathaus zu schicken. 70 verschiedene Dienstleistungen würde der neue Bürgerservice bereits zu Anfang anbieten. In einem weiteren Schritt könnten sukzessive weitere kleine Arbeiten verschiedener Fachbereiche übernommen werden. Dadurch könnten sich die anderen Mitarbeiter vermehrt ihrem Kerngeschäft widmen. Angesichts der zu leistenden Arbeit sei die Stadt nach wie vor personell knapp besetzt, so dass eine Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sinnvoll sei und die Produktivität steigere. Zudem richte man sich nach dem Motto „one face to the customer“, wie es bspw. bei Banken praktiziert werde. Mehr Personal werde hierfür nicht benötigt. Vielmehr solle das vorhandene Personal weitergebildet werden, um den Anforderungen der Stellen im Bürgerservice gewachsen zu sein. Natürlich müsse beim Personal hierfür Freiwilligkeit für die neue Tätigkeit vorhanden sein.
Auf die Frage Öffnungszeiten auch am Samstag erwiderte Beigeordneter Brunen, dass die derzeitigen Öffnungszeiten von 33 auf 41 Stunden erhöht würden. Mit dieser Ausdehnung habe die Stadt längere Öffnungszeiten als alle anderen Kommunen in der Umgebung.
Bürgermeister Fiedler ergänzte, dass momentan noch bauliche und finanzielle Fragen im Vordergrund stünden. Natürlich bestehe die Möglichkeit das Modell der Öffnungszeiten zu ändern. Ein Beispiel habe er schon mal in Aachen Laurensberg erlebt. Dazu seien jedoch auch zahlreiche Absprachen in der Verwaltungsspitze, mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und dem Personalrat erforderlich. Er schlage vor, dieses Vorhaben Schritt für Schritt zu planen.
Stadtverordneter Hoffmann teilte mit, dass die SPD Fraktion die Einrichtung eines Bürgerservicecenters begrüße. Immerhin bestehe diese Forderung seitens der SPD seit 10 Jahren. Die Vorlage der Verwaltung sei seines Erachtens ein guter Einstieg in die Thematik. Natürlich seien noch Verbesserungen notwendig, die sicherlich zu einem späteren Zeitpunkt diskutiert werden könnten. Darüber hinaus müsse die vorgelegte Planung heute auch lediglich zur Kenntnis genommen werden. Weitergehende bindende Entscheidungen würden heute nicht gefällt.
Stadtverordneter Kravanja schloss sich an, dass die Freie Bürgerliste das Servicezentrum aus baulicher Sicht ebenfalls unterstütze. Es bedeute eine deutliche Verbesserung für die Verwaltung und erhöhe sicherlich auch die Effizienz. Nichtsdestotrotz solle zu einem späteren Zeitpunkt über das Modell der Öffnungszeiten gesprochen werden. Grundsätzlich werde seine Fraktion jedoch den Baumaßnahmen zustimmen.
Stadtverordneter Dr. Möhring warf ein, dass der Samstag für Behördengänge von Berufstätigen prädestiniert sei. Daher plädiere er dafür, dass auch samstags offen sei. In Erkelenz werde der Bürgerservice schwerpunktmäßig samstags von Berufstätigen frequentiert. Zudem wäre vielleicht die Überlegung sinnvoll, die Spielecke woanders unterzubringen und die Notwendigkeit der Sachgebietsleitung vor Ort zu überprüfen. Auf diese Weise könnte der Raum für die Sachbearbeiter vergrößert werden.
Bürgermeister Fiedler antwortete, dass der Raum für die Sachgebietsleitung ebenfalls zur Unterbringung diverser Geräte zur Ausstellung biometrischer Personalausweise diene. Daher sei die Einplanung dieses Raumes unerlässlich. Natürlich werde man mit dem Personaleinsatz bedarfsgerecht reagieren.
Stadtverordneter Benden erklärte, dass die Gemeindeprüfungsanstalt in ihrem letzten Bericht festgestellt habe, dass das Personal der Verwaltung für das Kerngeschäft zu wenig Zeit habe, da insgesamt zu wenig Personal vorhanden sei. Diese Situation werde durch ein Bürgerservicecenter maßgeblich verbessert, da dort schon viele Sachen abgefangen würden. Mit der Einrichtung des Bürgerservice werde in Geilenkirchen ein Zeichen gesetzt. Natürlich sollten Einsparmöglichkeiten genutzt werden. Doch momentan erinnere der Empfangsbereich an eine Wartehalle in der alten DDR.
Stadtverordnete Tings warf ein, dass eine Verschiebung der Spielecke aus ihrer Sicht nicht in Frage komme. Eltern müssten ihre Kinder im Blick haben. Daher sei die Ecke neben dem Eingangsbereich richtig geplant.
Stadtverordneter Schumacher erläuterte, dass die CDU Fraktion sowohl die Planung der Verwaltung als auch die Überlegungen des Architekten begrüße. Natürlich sei die Überlegung der Einrichtung eines Bürgerservicecenters nicht neu; in der Vergangenheit seien die Kosten abschreckend gewesen. Daher erkundigte er sich, wie das Servicecenter finanziert werde.
Bürgermeister Fiedler antwortete, dass er die Finanzierung des Bürgerservicezentrums mit dem Kämmerer, Herrn Gemünd, abgeklärt habe und die Einrichtung nur über eine Kreditfinanzierung möglich sei. Zum einen werde für eine Baumaßnahme nicht der komplette Kreditrahmen benötigt, so dass hier 100.000 € für die Maßnahme Bürgerservicezentrum bereit stünden. Zu betonen sei, dass sich die Kreditaufnahme für die Baumaßnahme im anderen Fall um 100.000 € verringert hätte. Der Restbetrag für die Einrichtung des Bürgerservicezentrums solle durch eine Verschiebung der Ausgaben für die Umgestaltung der Konrad-Adenauer-Straße im Bauabschnitt II abgedeckt werden. Dadurch werde die Kreditaufnahme natürlich nur in die Folgejahre verschoben. Für 2011 sei dadurch eine Kreditaufnahme von 4,5 Millionen Euro anstatt von 4,2 Millionen Euro notwendig. Der beschriebene Weg sei jedoch der einzige, um in 2010 noch 250.000 € sicherzustellen. Die Kalkulation der Kosten sei von zwei Seiten vorgenommen worden. Zum einen von Herrn Wimmers und zum anderen vom Gebäudemanagement der Stadt. Beide Kalkulationen würden zu ähnlichen Ergebnissen kommen, wobei die Berechnungen die kostengünstigsten Varianten berücksichtigen würden. Er schlage weiterhin vor, dass die Kalkulation von 250.000 € noch um 10% Puffer für Eventualitäten erhöht werden solle. Es bestehe natürlich die Absicht den vorgegebenen Kostenrahmen einzuhalten. Weitere Einsparpotenziale seien aufgrund der engen Kalkulation nicht mehr gegeben.
Beigeordneter Brunen führte aus, dass die Verwaltung etwa zu Beginn des Jahres 2010 eine Arbeitsgruppe „Bürgerservicecenter“ gegründet habe, an der das Einwohnermeldeamt sowie Vertreter des Bau- und Organisationsbereichs beteiligt gewesen seien. Auf diese Weise habe man versucht, das Dienstleistungsspektrum des zukünftigen Bürgerservicecenters möglichst genau festzulegen. Schon jetzt biete das Einwohnermeldeamt zahlreiche Dienstleistungen, die in anderen Kommunen nicht von diesem Fachbereich angeboten würden. Zu nennen seien hier bspw. die Änderung von Adressen in Führerscheinen und Fahrzeugscheinen oder die Ausstellung von Fischereischeinen. In einem zweiten Schritt habe die Arbeitsgruppe erörtert, welche Aufgaben aus dem gesamten Haus noch übernommen werden könnten. Dies sei unter Ziffer 2 in der Anlage zur Vorlage beschrieben, wobei die Auflistung nicht abschließend sei. Zunächst müsse sich das Servicecenter mit den angebotenen Leistungen bewähren, bevor das Aufgabenangebot weiter ausgedehnt werde. Auch die Öffnungszeiten seien nicht abschließend festgelegt worden. Die Stadt Geilenkirchen biete jetzt schon längere Öffnungszeiten als alle Nachbargemeinden. Im Einwohnermeldeamt würden insbesondere in der Zeit von 07.30-08.00 Uhr zahlreiche Kunden registriert. Vor der Arbeit oder mittags werde das Einwohnermeldeamt besonders häufig besucht. Eine Erweiterung der geplanten Öffnungszeiten von 41 Stunden habe die Erhöhung des jetzigen Personalstandes zur Folge. In der Vergangenheit habe man Bürgerinnen und Bürgern in Notlagen z.B. in Passangelegenheiten auch samstags oder sonntags immer helfen können. Dies werde sich in Zukunft sicherlich nicht ändern. Der Personalbedarf für das Bürgerservicezentrum sei auf Grundlage des Aufgabenkatalogs und der Öffnungszeiten ermittelt worden. Bei erweiterten Öffnungszeiten werde natürlich mehr Personal benötigt. Vorerst sollte aber beobachtet werden, wo Spitzenzeiten im Publikumsverkehr anfallen würden. Grundsätzlich stimme das vorgestellte Konzept des Architekten mit dem Bedarf der Verwaltung überein.
Stadtverordneter Benden warf ein, dass attraktive Öffnungszeiten wichtig seien und dafür seines Erachtens nicht mehr Personal benötigt werde. Die Öffnungszeiten könnten z.B. verschoben werden, so dass an einigen Tagen nicht mehr ab 07:30 Uhr geöffnet sei und dafür dann samstags. Es müsse möglich sein, die Öffnungszeiten flexibel zu handhaben. Grundsätzlich sehe er in dem Vorhaben einen Riesenvorteil für die Stadt und die Verwaltung.
Bürgermeister Fiedler versicherte, dass die Thematik „Öffnungszeiten“ sicherlich noch behandelt werde. Natürlich würden hierzu auch alle Erkenntnisse genutzt, wie der Hinweis auf das Bürgerservicecenter in Erkelenz. Es müsse aber auch beachtet werden, dass personalwirtschaftliche Prozesse nicht einfach seien. Bei besonderen Öffnungszeiten sei hohe Flexibilität beim Personal gefordert. Untersuchungen hätten bspw. in Aachen gezeigt, dass montagmorgens die meisten Bürgerinnen und Bürger Anliegen hätten während freitagnachmittags ab 15:00 Uhr kaum Anfragen eingegangen seien. Man solle vielleicht ein wenig abwarten und dann versuchen, die angebotenen Dienstleistungen zu optimieren.