Herr Stadtverordneter Benden schilderte zur Begründung der Vorlage, dass die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen unzufrieden mit der Weiterleitung von Informationen, Unterlagen und Eingaben der Bürger an den Rat seien. Der Antrag könnte in zwei inhaltliche Blöcke unterteilt werden.
Erstens müsse die Verwaltung dringend an einer Verbesserung der Informationsweiterleitung per Mail oder über Mandatos oder andere Wege arbeiten. Die Präsenz im Bürgerinformationssystem müsse überarbeitet werden, da im Bürgerinformationssystem oft Dokumente und Informationen nicht verfügbar seien. Die Anwendung von Mandatos müsse verbessert werden, um sicher zu stellen, dass alle zugreifenden Personen den gleichen Informationsstand zur Diskussion über Angelegenheiten in den Fraktionssitzungen haben. Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen rege an, die Verwaltung aufzufordern, besser zu werden.
Zweitens müsse die Verwaltungsspitze, insbesondere der Bürgermeister, Entscheidungen treffen. Die Verwaltungsspitze treffe derzeit eine gezielte Vorauswahl und entscheide, welche Informationen an die Rats- und Ausschussmitglieder weitergegeben würden. Dies sei nicht akzeptabel. Ein Schreiben eines Bürgers, in dem der Bürger explizit um Weiterleitung an alle Ratsmitglieder gebeten habe, sei nicht weitergeleitet worden. In einem anderen Fall sei ein Antrag des NABU aus dem Jahr 2016 nach Entscheidung des Technischen Beigeordneten abschlägig beschieden worden, ohne dass die Ratsmitglieder vorab informiert worden seien. Die Angelegenheit hätte vom Rat entschieden werden müssen. Herr Stadtverordneter Benden wünsche sich daher, dass ein Auftrag an die Verwaltung gegeben werden solle, Informationen ohne Vorauswahl an die Ratsmitglieder weiter zu geben. Herr Stadtverordneter Benden wolle selbst entscheiden, welche Informationen er für wichtig erachte. Eine Vorauswahl durch die Verwaltung solle nicht erfolgen.
Herr Stadtverordneter Weiler kritisierte, dass die Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Geilenkirchen zwar hergebe, dass ein Antrag auch wie soeben geschehen in einer Sitzung begründet werden könne, jedoch sei diese Vorgehensweise problematisch, da andere Fraktionen über den Inhalt des Antrags mangels Kenntnissen nicht hätten diskutieren können. Probleme in der Informationsweiterleitung seien für alle Beteiligten ärgerlich. Beim Versand von E-Mails könnten jedoch technische Probleme nicht völlig ausgeschlossen werden. Beim Zugriff auf Sitzungsdokumente über Mandatos habe Herr Stadtverordneter Weiler bisher keine Probleme feststellen können. Wenn Dokumente per Post verschickt würden, treffe die Verwaltung keine Schuld, wenn Dokumente bei einzelnen Menschen ggf. nicht ankommen. Bezüglich des Antrags des NABU aus dem Jahr 2016 habe Herr Technischer Beigeordneter die Gründe für den abschlägigen Bescheid erklärt. Herr Stadtverordneter Weiler befürworte es, dass die Verwaltung eine Vorauswahl treffe und nur relevante Dinge und nicht alle Informationen und Details an die Ratsmitglieder weiterleite.
Herr Stadtverordneter Jansen erklärte, dass die CDU-Fraktion sowie andere Fraktionen bei einer erfolgten Informationsweiterleitung durch die Verwaltung ausgesagt hätten, dass Informationen bei ihnen nicht angekommen seien. Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen habe den vorliegenden Antrag angekündigt, als vor etwa vier Wochen erneut über die Informationsweiterleitung der Verwaltung an Ratsmitglieder diskutiert worden sei. Die Äußerung des Herrn Stadtverordneten Weiler sei daher nicht nachvollziehbar.
Frau Stadtverordnete Kals-Deußen legte dar, dass die Fraktion „Für GK!“ sich für Kommunalpolitik engagiere. Im vorliegenden Antrag werde eine Verbesserung der Informationsweiterleitung gefordert, jedoch würden dem Antrag Informationen fehlen, sodass eine Beratung über den Antrag in der Fraktion „Für GK!“ nicht möglich gewesen sei. Die Verwaltung habe es in der letzten Zeit nicht einfach gehabt. Teilweise bestehe Verbesserungsbedarf. Allerdings habe Frau Stadtverordnete Kals-Deußen in ihrer mittlerweile 20 Jahre dauernden Ratsmitgliedschaft noch nie angeforderte Informationen nicht von der Verwaltung erhalten. Die Verwaltung habe stets reagiert, wenn Frau Stadtverordnete Kals-Deußen Informationen angefordert habe. Der vorliegende Antrag werde daher von Frau Stadtverordneter Kals-Deußen sowie der Fraktion „Für GK!“ nicht unterstützt.
Herr Stadtverordneter Banzet führte aus, dass die Vorredner in der Sache vieles richtig dargestellt hätten. Zwar habe es Probleme in der Vergangenheit gegeben, allerdings waren dies Einzelfälle. Die Verwaltung tue ihr Bestes und bemühe sich, um Abhilfe zu schaffen. Der Verwaltung solle daher Zeit gegeben werden. Beim E-Mail-Versand würden unter Umständen nicht alle Personen, die sich im Verteiler befinden, den Erhalt bestätigen. Die Rats- und Ausschussmitglieder seien in der Pflicht, den Erhalt von E-Mails zu bestätigen, damit die Verwaltung entsprechende Rückschlüsse ziehen und ggf. reagieren könne. Der von der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vorgeschlagene Beschluss solle nicht gefasst werden.
Herr Stadtverordneter Grundmann wies auf das Konkretisierungsgebot aus § 48 Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (GO NRW) hin. Aus dem vorliegenden Antrag gehe nicht hervor, dass ein Beschluss gefasst werden solle. Ein Verstoß gegen § 48 GO NRW könne zur Unwirksamkeit des Beschlusses führen. Die Verwaltung sage Besserung zu. Aus diesen Gründen mahne und warne Herr Stadtverordneter Grundmann davor, einen Beschluss zu fassen.
Herr Stadtverordneter Kleinen kritisierte ebenfalls einen fehlenden Beschlussvorschlag. Ein Beschluss, wie ihn Herr Stadtverordneter Benden angeregt habe, werde nicht benötigt. Die Verwaltung suche nach Lösungsansätzen und -möglichkeiten zur künftigen Vermeidung von Fehlinformationen u.ä..
Herr Stadtverordneter Gerads erklärte, dass in der Vergangenheit Fehler passiert und Missverständnisse aufgetreten seien. Eine Mail sei etwa nur an Fraktionsvorsitzende und nicht an alle Stadtverordnete geschickt worden. Einige Stadtverordnete hätten die Informationen ggf. nicht von den Fraktionsvorsitzenden erhalten. Wenn die Verwaltung Informationen nur an Fraktionsvorsitzende weiterleitet, sollten Bestätigungen bei den Fraktionsvorsitzenden zum Erhalt der E-Mail eingeholt werden. Eine solche Vorgehensweise werde Herr Stadtverordneter Gerads unterstützen.
Herr Stadtverordneter Mingers merkte an, dass er Informationen aus einer interfraktionellen Sitzung nicht erhalten habe. In einem Schreiben, das er am 31.05.2017 erhalten habe, sei er zu einer Entscheidung in einer Sache bis zum 01.06.2017 aufgefordert worden. Dies sei sehr kurzfristig. Zudem habe er nicht genügend Informationen zur Entscheidungsfindung erhalten.
Bürgermeister Schmitz erklärte, dass die Anmerkungen der Stadtverordneten aufgenommen würden. Seit der letzten Ratssitzung sei die Verwaltung damit beschäftigt, Lösungen zu finden und Fehler zu vermeiden.
Herr Stadtverordneter Benden führte aus, dass menschliche Fehler möglich seien und behoben werden könnten. Allerdings müssten Informationen, die für Stadtverordnete bestimmt seien, von der Verwaltung an diese weitergeleitet werden. Der Rat sei in seiner letzten Sitzung sehr aufgebracht gewesen. Daher habe die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen den vorliegenden Antrag verfasst. Da sich aus der nun erfolgten Diskussion jedoch abzeichne, dass sich für den vorliegenden Antrag keine Mehrheit finden werde, werde der Antrag nicht aufrechterhalten.
Herr Stadtverordneter Weiler erklärte, dass man sich zwar nach der letzten Sitzung über die Informationsweiterleitung unterhalten habe, jedoch sei dies auch nüchtern und sachlich und ohne Aufregung erfolgt.
Frau Stadtverordnete Brandt rief zu einer sachlichen Diskussion auf. Der vorliegende Antrag hätte bereits vor der Sitzung klar erläutert werden können. Die Ratsmitglieder seien mit der Informationsweiterleitung und dem Vorgehen der Verwaltung nicht vollständig zufrieden. Allerdings hätten die Stadtverordneten ihre Kritik geäußert und die Verwaltung habe die Kritik aufgegriffen. Ein solcher Antrag, wie er vorliegt, könne bei Bedarf später gestellt werden.
Herr Stadtverordneter Paulus erklärte, dass die Vorlagen der Verwaltung für Sitzungen ausführlich seien und auch Informationen umfassend weitergegeben würden. Die Verwaltung versuche nicht, etwas vorzuenthalten. Fehler oder Versehen könnten passieren. Wichtig sei, ob Fehler oder Versehen weitreichend seien und ob sie behoben werden könnten.