Beschlussvorschlag:

1. Der Rat der Stadt Geilenkirchen beschließt, dass die Stadt Geilenkirchen der KoPart eG zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens jedoch zum 01.01.2020 beitritt. 
2. Der Rat der Stadt Geilenkirchen beschließt, dass Bürgermeister Georg Schmitz den Beitritt gegenüber der KoPart eG erklären darf.
3. Der Rat der Stadt Geilenkirchen benennt Herrn Joachim Grünewald zum bevollmächtigten Vertreter für die Generalversammlung der KoPart eG und Frau Tina Beckers-Offermanns als seine persönliche Stellvertreterin.
4. Der Rat der Stadt Geilenkirchen beschließt, die Entscheidungsbefugnis für den Bezug von Verbrauchsgütern über den Katalogeinkauf der KoPart eG grundsätzlich dem Bürgermeister zu übertragen. In diesem Zusammenhang entbindet er den Bürgermeister von seiner Informationspflicht aus § 11 Abs. 5 i. V. m. Abs. 4 lit. j) der Zuständigkeitsordnung.
5. Der Rat der Stadt Geilenkirchen beauftragt die Verwaltung, dem Haupt- und Finanzausschuss jährlich eine Aufstellung über die im Vorjahr beschafften Verbrauchsgüter und den Auftragswert zu präsentieren. Die Verbrauchsgüter sollen hierbei in Gruppen (z. B. Kopierpapier/Hygieneartikel/Putzmittel, etc.) zusammengefasst werden.
6. Der Rat der Stadt Geilenkirchen beauftragt die Verwaltung, zweijährig die Kosten-Nutzen-Relation des Katalogeinkaufs zu überprüfen.

Sachverhalt:

Die Beschaffung von Verbrauchsgütern (Bürobedarf, Papier, Tinte & Toner, Hygieneartikel, Reinigungsmittel, diverse kleinere Beschaffungen) erfolgte bisher je nach Auftragswert über eine beschränkte Ausschreibung, Verhandlungsvergabe oder einen Direktauftrag. Die Beschaffung dieser sogenannten C-Artikel zeichnet sich dadurch aus, dass sie einen relativ geringen Wertanteil (nur ca. 5 bis 10 %) einnehmen, aber einen hohen Mengenanteil (ca. 50 bis 70 %) haben. Deshalb wurde überprüft, ob durch die Beschaffung über ein Vergabeportal eine Kostenreduzierung und Prozessoptimierung erreicht werden kann. Hierzu wurde die Plattform „Katalogeinkauf“ der KoPart eG getestet. Dieses Portal wird im Kreis Heinsberg von der Stadt Übach-Palenberg, der Stadt Erkelenz und der Stadt Wassenberg genutzt.

Vorteile bei der Beschaffung von Verbrauchsgütern über den Katalogeinkauf der KoPart eG

-       Vergaberechtskonforme Beschaffung

Die Verbrauchsartikel werden seitens der KoPart im Rahmen europaweiter Ausschreibungsverfahren ausgeschrieben. Die KoPart versichert hierbei, die geltenden Vergaberichtlinien einzuhalten und rechtssichere Vergaben durchzuführen.

-       Bündelung erzielt bessere Preise

Durch europaweite Ausschreibungen von Rahmenverträgen konnten deutliche Preissenkungen für die Kataloge Bürobedarf, Papier und Reinigungsartikel erzielt werden. Zum Teil sanken die Preise um bis zu 58 %.

-       Elektronischer Katalog bringt Prozesskostenersparnis

Unabhängig von den Einkaufspreisen liegt das größte Einsparpotenzial für den Katalogeinkauf bei den Prozesskosten. Denn die Suche und die Bestellung des preislich günstigsten Produktes nimmt viel Arbeitszeit in Anspruch. Mögliche Preiseinsparungen durch aufwändige Einzelrecherche können die Prozesskosten nicht ausgleichen. Durch die konsequente Nutzung des Katalogsystems entfallen ein zeitaufwändiger Preisvergleich sowie der Zeitaufwand, den eine Ausschreibung erfordert.

    -   Statistikpflichten

Der deutsche Gesetzgeber hat in der Neufassung des GWB umfassende Statistikpflichten festgelegt. Das hat schlimmstenfalls zur Folge, dass über jeden einzelnen beschafften Bleistift Rechenschaft abgelegt werden muss. Über das Katalogverfahren der KoPart wird die gesamte über das System getätigte Beschaffung bei Verbrauchsartikeln erfasst.

    -   Lagerhaltung

Eine Bevorratung und Lagerhaltung ist nicht mehr erforderlich, denn über die ausgeschriebenen Rahmenverträge bleiben die Preise für die Vertragslaufzeit stabil – gleichgültig ob Groß- oder Kleinbestellungen durchgeführt werden. Dies ist besonders für die Schulen ein Vorteil, da dort oft nur sehr begrenzte Lagermöglichkeiten vorhanden sind.

Wirtschaftlichkeitsberechnung

Das größte Einsparpotenzial bei Beschaffung von Verbrauchsgütern über das Katalogsystem liegt wie bereits erwähnt bei den Prozesskosten. Die Wirtschaftlichkeit der Nutzung des Katalogsystems wurde anhand der Ausschreibung der Reinigungsmittel und des Hygienepapiers überprüft. Für die Nutzung der Plattform „Katalogeinkauf“ der KoPart fallen folgende Kosten an:

Einmalige Ausgaben:

- Genossenschaftsanteil zum Beitritt zur KoPart eG                                                        750,00 €

- Einrichtungskosten                                                                                                         238,00 €

- je Administrator                                                                                                               59,50 €

- Sonderleistungen nach Bedarf (geschätzt)                                                                 1.000,00 €

Laufende Kosten:

- Umsatzbeteiligung vom Brutto-Bestellumsatz 8,41 % (+ 19 % MwSt.) = 10 %          7.000,00 €

Zudem fällt für die Nutzung ein Grundpreis von monatlich 238,00 € brutto an. Wird allerdings ein Bestellvolumen von 2.380,00 € brutto (Monatsumsatz) überschritten, wird der Grundpreis hiermit verrechnet. Der Grundpreis wird auf das gesamte Jahr gesehen berechnet, so dass es unschädlich ist, wenn einen Monat einmal nicht bestellt wurde, solange der Jahresumsatz von 28.560,00 € brutto erreicht wird. Wird die Beschaffung aller Verbrauchsgüter über das Katalogsystem durchgeführt, wird ein Jahresumsatz von 28.560,00 € brutto in jedem Fall erreicht. Deshalb wurden diese Kosten nicht berücksichtigt.

Eine Schulung der Besteller wird durch die KoPart kostenlos durchgeführt.

Der Vertrag mit der KoPart wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Vertragsparteien mit einer Frist von sechs Monaten zum 31.12. jeden Jahres, erstmals zum 31.12. des Jahres, das auf das Jahr des Vertragsschlusses folgt, gekündigt werden.

Das Portal kann zudem auch vom Ordnungsamt (Feuerwehrbedarf), vom Schulverwaltungsamt (Schulbedarf) und vom Jugend- und Sozialamt (KiTa/KiGa-Bedarf) genutzt werden.

Durch die Nutzung des Katalogsystems können bei den Personal- und Sachkosten somit ca. 10.000,00 € und bei den Einkaufspreisen ca. 7.000,00 € im Jahr gespart werden. Bei den Einkaufspreisen wurde lediglich eine Einsparung in Höhe von 10 % berücksichtigt. Der Preisvergleich einiger Artikel zwischen dem Katalogsystem und den bisherigen Einkaufspreisen ergab eine Einsparung von über 20 %. Da allerdings nicht alle Artikel, die regelmäßig bezogen werden, verglichen werden konnten, wurde die Einsparung geringer angesetzt.

Somit beträgt die Einsparung ab dem zweiten Jahr mindestens 10.000,00 €/Jahr.

In Anbetracht der o. a. Einsparungen bei den Prozesskosten (Personal- und Sachkosten) und bei den Einkaufspreisen amortisiert sich die Nutzung des Katalogsystems innerhalb kürzester Zeit.

Aufgrund der o. a. Ausführungen wird vorgeschlagen, einen Vertrag mit der KoPart eG über die Nutzung der Plattform „Katalogeinkauf“ ab dem 01.01.2020 (bzw. ab dem nächstmöglichen Termin nach dem Beschluss in der nächsten Ratssitzung) zu schließen.

Vergaberechtliche Beurteilung

Die KoPart ist eine eingetragene Genossenschaft, die sich aus Kommunen als ihre Mitglieder zusammensetzt. Der Vertrag mit der KoPart eG, der die Stadt Geilenkirchen dazu berechtigt, Katalogeinkäufe zu tätigen, kommt insofern über den Erwerb von Genossenschaftsanteilen zustande. Hierdurch wird die Stadt Geilenkirchen Mitglied der KoPart eG.

Im Wege eines sogenannten Inhouse-Geschäfts kann die KoPart eG mit den gewünschten Dienstleistungen, insbesondere also mit dem Abrufen von Verbrauchsgütern über den Katalog, beauftragt werden. Inhouse-Geschäfte sind vom Vergaberecht befreit, weshalb kein Vergabeverfahren durchgeführt werden muss.

Zum Beritt in die KoPart eG ist ein Ratsbeschluss notwendig. Dieser muss neben der Beitrittserklärung die Angabe über eine/n bevollmächtigte/n Vertreter/in enthalten, der/die den Beitritt erklären darf. Weiterhin ist ein bevollmächtigte/r Vertreter/in für die Generalversammlung zu benennen.

Wie oben dargestellt, bietet der Katalogeinkauf über die KoPart eG die Möglichkeit, unkompliziert stetig günstige und im Wettbewerb beschaffte Verbrauchsgüter bedarfsgerecht zu beziehen. Demnach ist es unwahrscheinlich, dass die in der Zuständigkeitsordnung festgesetzten Wertgrenzen (ab 25.000 € Entscheidung über Auftragsvergaben durch den HFA; ab 50.000 € Entscheidung durch den Rat) überschritten werden. Sollte dies im Einzelfall dennoch vorkommen, könnte eine Beteiligung der Gremien im Zweifel dazu führen, dass sich die Preise in der Zwischenzeit ändern. Um dies zu vermeiden, wird in Absprache mit dem Rechnungsprüfungsamt vorgeschlagen, die Entscheidungsbefugnis für den Einkauf von Verbrauchsgütern grundsätzlich dem Bürgermeister zu übergeben.

Stattdessen soll die Verwaltung beauftragt werden, jährlich eine Aufstellung über die im jeweils vergangenen Haushaltsjahr bezogenen Verbrauchsgüter zu präsentieren. In diesem Zusammenhang bietet es sich an, den Bürgermeister von seiner Informationspflicht über erteilte Auftragsvergaben ab 10.000 € zu befreien.

Zuletzt wird darauf hingewiesen, dass der Personalrat, die Gleichstellungs- und die Behindertenbeauftragte der Stadtverwaltung parallel zum Haupt- und Finanzausschuss in dieser Angelegenheit beteiligt werden. Der Rat wird bis zu seiner Sitzung am 11.12.2019 darüber informiert, ob die o. g. Personen dem Vorhaben zustimmen.