Sachverhalt:
I)
Digitalisierung der Gremiumsarbeit
Auch die Verwaltung steht vor der
Herausforderung einer nutzerorientierten, effizienten und
innovativen Digitalisierung ihrer Prozesse.
Spätestens seit Verabschiedung des Onlinezugangsgesetzes im Jahr 2017 hat der
Gesetzgeber Bund, Länder und Kommunen zur Bereitstellung ihrer
Verwaltungsleistungen in digitalen Portalen bis Ende 2022 verpflichtet.
Internet und moderne Informationstechnik leisten hierbei einen wichtigen
Beitrag für den Prozess des Umbaus und der Modernisierung.
Den sich wandelnden Anforderungen in diesem
Gebiet stellt sich die Stadt Geilenkirchen seit mehreren Jahren. Beispielhaft
zu nennen sind hier die digitale Aktenführung im Personalbereich, die komplette
Rechnungsabwicklung im Bereich der Kämmerei oder auch die papierlosen
Arbeitsvorgänge im Bereich der Beschaffung bei der Zentralen
Vergabestelle.
Bereits vor zehn Jahren wurde durch die
Etablierung des Programms „Session“ der Firma Somacos der Baustein für eine
papierlose Gremienarbeit bei der Stadt Geilenkirchen gelegt. Ein erster Versuch
der Umstellung im Jahr 2014 konnte nicht in Gänze vollzogen werden. Als
Wesentlich für das damalige Scheitern, wurde die Diskrepanz zwischen den
externen Anforderungen und der damals
vorhandenen Hard- und Software wahrgenommen.
Angesichts der weiterentwickelten,
leistungsfähigeren IT und der positiven Erfahrungen aus den anderen Bereichen,
ist die Stadtverwaltung nach wie vor überzeugt, dass digitale Gremienarbeit das
Ziel sein sollte. Nur so können die Potentiale der IT genutzt werden und nur
durch konsequente Nutzung der intelligenten Digitalisierung, hat die Verwaltung
angesichts des demographischen Wandels, des kontinuierlichen Ressourcenabbaus
und der zunehmend komplexeren Aufgaben, eine Chance, der weiteren
Arbeitsverdichtung zu begegnen.
Ziel der von der Stadt eingesetzten
Projektgruppe „Digitalisierung Gremiumsarbeit“ ist es daher, relevante Vorgänge
aus diesem Bereich, in ihrer Komplexität von Anfang bis Ende in den Blick zu
nehmen, um sie vernetzt, arbeitsteilig mit anderen unter Nutzung gemeinsamer
Infrastrukturen neu umzusetzen.
In einem ersten Schritt wurden folgende
Handlungsschwerpunkte herausgearbeitet, die bei der Verfolgung des genannten
Ziels in den Blick genommen und überarbeitet werden müssten:
a) Um die rechtlichen Rahmenbedingungen für eine komplett digitalisierte
Gremienarbeit zu schaffen, muss die Geschäftsordnung des Rates angepasst werden.
Darüber hinaus würde als Anlage zur Geschäftsordnung eine „Durchführungsvereinbarung
zum papierlosen Sitzungsdienst“ beschlossen, die Einzelheiten über konkrete
Regelungen enthält. Unter anderem ist in der Durchführungsvereinbarung ein
Passus über eine Ausnahme von der Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst enthalten.
Die Änderung der Geschäftsordnung ist Teil
dieser Vorlage und im unteren Teil in Form einer Synopse dargestellt. In der
Anlage ist die Änderung der Geschäftsordnung in der kompletten Fassung noch
einmal beigefügt.
b) Die technischen
Voraussetzungen werden durch die EDV Abteilung geklärt bzw. geschaffen. Im
gesamten Rathaus wird in Kürze aus Fördergeldern von WiFi4EU eine performante
und sichere WLAN Umgebung geschaffen, so dass in den Sitzungssälen
Internetzugang besteht. Des Weiteren werden die Systemvoraussetzungen des
Ratsinformationssystems seitens der EDV Stelle analysiert, um herauszufiltern,
auf welchen Endgeräten das Gremieninformationssystem gut funktioniert. Die
Informationen können von den Gremiumsmitgliedern jederzeit bei der EDV in Erfahrung
gebracht werden. Mobile Endgeräte werden seitens der Stadt nicht zur Verfügung
gestellt. Vielmehr wird den Gremiumsmitgliedern ein Zuschuss angeboten, wenn
ein Gerät selbst beschafft wird. Genaue Regelungen sind in der
Durchführungsvereinbarung festgehalten. Die Endgeräte würden im Eigentum der
Nutzer/innen stehen und könnten uneingeschränkt privat genutzt werden.
c) Letztlich werden die Durchführung und
auch der Erfolg des gesamten Prozesses von der Kommunikation der einzelnen Beteiligten und Transparenz der Arbeitsabläufe abhängen. Für die
Gremiumsmitglieder werden das Hauptamt mit der EDV Abteilung als ständige
Ansprechpartner/innen zur Verfügung stehen. Fragen und Probleme werden
gemeinsam erörtert und gelöst, denkbar sind bei Bedarf bspw. auch kleinere
Workshops zur Wissensvermittlung. Zudem wurde im Programm Session eine
Testumgebung geschaffen, in der insbesondere neue Gremiumsmitglieder sich
ungehindert „digital bewegen“ können.
II)
Änderung der Geschäftsordnung
Im Zuge der Anpassung der Geschäftsordnung
zur Einführung der papierlosen Gremiumsarbeit werden ebenfalls Änderungen
aufgrund aktuellster Rechtsprechung vorgenommen.
Hiervon betroffen ist der § 27 der
Geschäftsordnung. Der neue Absatz 10 wird vor dem Hintergrund eingeführt, dass
die Redezeitbeschränkungen und die Häufigkeit der Wortmeldungen laut gängiger
Rechtsprechung zwar für Ratssitzung gilt, nicht jedoch auf Ausschusssitzungen
anzuwenden ist. Denn in den Ausschüssen stehe regelmäßig die Sacharbeit von
Mitgliedern im Vordergrund, die sich auf das jeweilige Fachgebiet spezialisiert
bzw. hieran ein besonderes Interesse hätten. In den kleineren Gremien würden
wichtige Fragen – sowohl ganze Aufgabengebiete als auch Einzelfragen –
vorberaten und die Entscheidungen des Rates vorbereitet. In der Praxis finde
die inhaltliche Befassung und Diskussion vor allem in den Ausschüssen statt; im
Rat werde auf der Grundlage der in den Ausschüssen geführten Beratungen in der
Regel nur noch abgestimmt. Diese Arbeit in den Ausschüssen könne auf der Grundlage
der beschlossenen Redezeitbeschränkungen jedoch nicht sachgerecht geleistet
werden. Dies gelte umso mehr, als gerade die umfassende und erschöpfende
Erörterung in den Ausschüssen eine konzentriertere Debatte im Rat – auch
einhergehend mit entsprechenden Redezeitbeschränkungen – ermögliche.
Des Weiteren fällt die Änderung in § 22
ebenfalls unter den oben genannten Änderungsgrund.
Andere Ergänzungen bzw. Änderungen sind
Vorschläge zur Verbesserung des Sitzungsablaufs. So ist bspw. die Ergänzung in §
12 als Verbesserung des Sitzungsablaufs zu verstehen. Durch den Gang ans
Rednerpult wird den einzelnen Anträgen der Fraktionen eine andere Gewichtung im
Sitzungsablauf insbesondere mit Blick auf die Öffentlichkeit gegeben wird.
Zum besseren Verständnis werden die geplanten Änderungen in der unten stehenden Synopse dargestellt:
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Geschäftsordnung
(alte Fassung) |
Geschäftsordnung
(neue Fassung) |
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§ 1
Einberufung der Ratssitzung (2) Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer schriftlichen
Einladung an alle Ratsmitglieder sowie an die Beigeordneten. Auf Antrag kann
an Stelle einer schriftlichen Einladung diese auch auf elektronischem Wege
erfolgen. In diesem Fall hat das jeweilige Ratsmitglied sowie der jeweilige
Beigeordnete eine entsprechende elektronische Adresse, an der die Einladung
übermittelt werden soll, anzugeben. (3) In der Einladung sind Zeit,
Ort und Tagesordnung anzugeben. Ihr können kurzgefasste schriftliche Erläuterungen
zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen (Vorlagen) beigegeben werden. Die
Übersendung dieser Vorlagen richtet sich nach der jeweiligen Form der
Übersendung i. S. v. § 1 Abs. 2 der
Geschäftsordnung. Vorlagen, die für nichtöffentliche Sitzungen bestimmt sind,
können nur dann auf elektronischem Wege übermittelt werden, wenn
sichergestellt ist, dass ein unberechtigter Zugriff Dritter auf diese Dateien
nicht möglich ist. |
§ 1
Einberufung der Ratssitzung (2) Die Einberufung erfolgt
durch Übersendung einer Einladung an alle Stadtverordneten auf elektronischem
Wege. Die näheren Einzelheiten regelt die Durchführungsvereinbarung zum
papierlosen Sitzungsdienst, die der Rat zum Bestandteil der Geschäftsordnung
erklärt (Anhang 1). (3) In der Einladung
sind Zeit, Ort und Tagesordnung anzugeben. Ihr können kurzgefasste schriftliche
Erläuterungen zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen (Vorlagen)
beigegeben werden. Die Übersendung dieser Vorlagen richtet sich nach der
jeweiligen Form der Übersendung i. S.
v. § 1 Abs. 2 der Geschäftsordnung. Vorlagen und sonstige Informationen
die für nichtöffentliche Sitzungen bestimmt oder geheimhaltungsbedürftig
sind, werden nicht per E-Mail übersendet. Diese werden über das
Gremieninformationsportal zur Einsichtnahme zur Verfügung gestellt. |
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§ 2
Ladungsfrist (1) Die Einladung muss den
Ratsmitgliedern mindestens sieben volle Tage vor dem Sitzungstag, den Tag der
Absendung nicht eingerechnet, zugehen. |
§ 2
Ladungsfrist (1) Die Einladung muss
den Ratsmitgliedern mindestens sieben volle Tage vor dem Sitzungstag, den Tag
der Absendung nicht eingerechnet, zugehen. Die Frist gilt als gewahrt, wenn
die Einladung mindestens in der in § 1 Abs. 3 Satz 1 dieser Geschäftsordnung
genannten Form im Gremieninformationsportal abrufbar eingestellt und per
E-Mail hierauf hingewiesen wurde. (2) Sollte eine
Einladung auf elektronischem Wege im Ausnahmefall (z. B. technische
Schwierigkeiten, unzulässige Dateiformate etc.) nicht möglich sein, gilt die
Frist als gewahrt, wenn die Einladung zum in Satz 1 genannten Zeitpunkt durch
einfachen Brief zur Post aufgegeben wird. |
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§ 6
Öffentlichkeit der Sitzung (2) Vertreter der örtlichen
Presse sind zu den öffentlichen Sitzungen des Rates unter Mitteilung der
Tagesordnung und der Erläuterungen zum öffentlichen Teil der Tagesordnung
einzuladen. Im Übrigen wird die Tagesordnung in begrenzter Stückzahl für die
Zuhörer im Sitzungssaal ausgelegt. |
§ 6
Öffentlichkeit der Sitzung (2) Wird ergänzt
um: Im Übrigen wird die
Einladung in angemessener Form für die Zuhörer/Zuhörerinnen im Sitzungssaal
zur Verfügung gestellt. |
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§ 12
Redeordnung (1) Der Bürgermeister ruft jeden Punkt der Tagesordnung nach der
vorgesehenen oder beschlossenen Reihenfolge unter Bezeichnung des
Verhandlungsgegenstandes auf und stellt die Angelegenheit zur Beratung. Wird
eine Angelegenheit beraten, die auf Vorschlag von einem Fünftel der
Ratsmitglieder oder einer Fraktion in die Tagesordnung aufgenommen worden ist
(§ 3 Abs. 1 dieser Geschäftsordnung), so ist zunächst einem Sprecher der
Antragsteller Gelegenheit zu geben, den Vorschlag für die Aufnahme dieses
Tagesordnungspunktes zu begründen. Ist eine Berichterstattung vorgesehen, so erhält der Berichterstatter
das Wort. |
§ 12
Redeordnung (1) Wird ergänzt um: Die Begründung des Antrages
bzw. die Berichterstattung hat vom Rednerpult aus zu erfolgen. |
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§ 22 Entzug
der Sitzungsentschädigung, Ausschluss aus der Sitzung (1) Einem Ratsmitglied,
das sich ungebührlich benimmt oder die Würde der Versammlung verletzt,
können durch Beschluss des Rates die auf den Sitzungstag entfallenden
Entschädigungen (§ 45 GO) entzogen werden. Setzt das Ratsmitglied sein
ordnungswidriges Verhalten fort, so kann es für einen im Beschluss
festzulegenden Zeitraum von dieser und weiteren Ratssitzungen ausgeschlossen
werden. Der Ausschluss bewirkt, dass das Ratsmitglied für den festgelegten
Zeitraum auch an den Sitzungen der Ausschüsse nicht teilnehmen darf. |
§ 22 Entzug
der Sitzungsentschädigung, Ausschluss aus der Sitzung (1) Einem Ratsmitglied kann durch Beschluss des Rates
nach § 1 Abs. 2 GO für eine oder mehrere Sitzungen ausgeschlossen und ihm
können die auf den Sitzungstag entfallenden Entschädigungen ganz oder
teilweise entzogen werden, wenn das Ratsmitglied (a) nach wiederholtem Ordnungsruf und nach Androhung
des Sitzungsausschlusses seitens des/der Vorsitzenden sein störendes
Verhalten fortsetzt oder (b) in grober Weise die Ordnung verletzt. Hält der
Bürgermeister/die Bürgermeisterin die Voraussetzungen für den Ausschluss
eines Ratsmitgliedes nach Abs. 1 für gegeben und hält er/sie den sofortigen
Ausschluss des Ratsmitgliedes für erforderlich, so kann er/sie den sofortigen
Ausschluss verhängen und durchführen. Der Rat befindet über die Berechtigung
dieser Maßnahme in der nächsten Sitzung (§ 51 Abs. 3 GO) |
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§ 24
Niederschrift (6) Einwendungen gegen die Niederschrift sind schriftlich dem
Bürgermeister zuzuleiten oder in der folgenden Sitzung des Rates mündlich
vorzutragen. Die Einwendungen sind in die neue Niederschrift zu übernehmen,
es sei denn der Rat spricht sich dagegen aus. |
§ 24
Niederschrift (6) Einwendungen gegen die Niederschrift sind dem Bürgermeister/der Bürgermeisterin in Textform zuzuleiten oder in der folgenden
Sitzung des Rates mündlich vorzutragen. Die Einwendungen sind in die neue
Niederschrift zu übernehmen, es sei denn der Rat spricht sich dagegen aus. |
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§ 27
Abweichungen für das Verfahren der Ausschüsse (4) Der Bürgermeister und die
Beigeordneten sind berechtigt und auf Verlangen eines Ausschusses in
Angelegenheiten ihres Geschäftsbereichs verpflichtet, an dessen Sitzungen
teilzunehmen. Sie sind berechtigt und auf Verlangen eines Ausschussmitglieds
verpflichtet, zu einem Punkt der Tagesordnung vor dem Ausschuss Stellung
zu nehmen. (6) Ratsmitglieder können an
nichtöffentlichen Sitzungen auch solcher Ausschüsse teilnehmen, denen sie
nicht angehören. Sachkundige Bürger und sachkundige Einwohner, die zu
stellvertretenden Ausschussmitgliedern gewählt worden sind, können an den
nichtöffentlichen Sitzungen dieses Ausschusses als Zuhörer teilnehmen. (9) Ausschussmitglieder, die verhindert sind, haben dies unverzüglich,
spätestens vor Beginn der Sitzung, dem Schriftführer und dem
Ausschussvorsitzenden mitzuteilen. Daneben hat das Ausschussmitglied seine
Vertretung zu verständigen. Sollte ein Ausschussmitglied die Sitzung
vorzeitig verlassen müssen, hat er dies dem Ausschussvorsitzenden anzuzeigen.
Der Ausschussvorsitzende hat vor Eintritt in die Tagesordnung, die Wahrung
des § 50 Abs. 3 GO NW in Absprache mit dem Schriftführer zu prüfen. |
§ 27
Abweichungen für das Verfahren der Ausschüsse (4) Der Bürgermeister/Die
Bürgermeisterin und die Beigeordneten sind berechtigt und auf Verlangen eines
Ausschusses in Angelegenheiten ihres Geschäftsbereichs verpflichtet, an
dessen Sitzungen teilzunehmen. Sie sind berechtigt und auf Verlangen mindestens
eines Ausschussmitglieds verpflichtet, zu einem Punkt der Tagesordnung vor
dem Ausschuss Stellung zu nehmen. (6) Ratsmitglieder können an
nichtöffentlichen Sitzungen auch solcher Ausschüsse teilnehmen, denen sie
nicht angehören. Sachkundige Bürger/Bürgerinnen und sachkundige
Einwohner/Einwohnerinnen, die zu stellvertretenden Ausschussmitgliedern
gewählt worden sind, können an den nichtöffentlichen Sitzungen dieses
Ausschusses als Zuhörer/Zuhörerinnen teilnehmen. Mitglieder anderer
Ausschüsse können an einer Ausschusssitzung teilnehmen, soweit deren
Aufgabenbereich durch den Beratungsgegenstand berührt wird. (9) Ausschussmitglieder, die verhindert sind, haben dies unverzüglich,
spätestens 24 Stunden vor der Sitzung, dem Schriftführer/der Schriftführerin
und dem Ausschussvorsitzenden/der Ausschussvorsitzenden unter Angabe der
Vertretung mitzuteilen. Daneben hat das Ausschussmitglied seine/ihre
Vertretung zu verständigen. Sollte ein Ausschussmitglied die Sitzung
vorzeitig verlassen müssen, hat er/sie dies dem Ausschussvorsitzenden/der
Ausschussvorsitzenden anzuzeigen. Ausschussmitglieder,
die dem Rat angehören, dürfen nur von solchen vertreten werden. Neu hinzugefügt: (10) § 12 Abs. 6 dieser Geschäftsordnung findet auf
Ausschüsse keine Anwendung. |
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§ 28
Einspruch gegen Beschlüsse entscheidungsbefugter Ausschüsse (1) Beschlüsse von Ausschüssen mit Entscheidungsbefugnis
können erst durchgeführt werden, wenn innerhalb von drei Tagen, den Tag der
Beschlussfassung nicht eingerechnet, weder vom Bürgermeister noch von
mindestens einem Fünftel der Ausschussmitglieder schriftlich Einspruch
eingelegt worden ist. (2) Über den Einspruch entscheidet der Rat. |
§ 28
Einspruch gegen Beschlüsse entscheidungsbefugter Ausschüsse (1) Beschlüsse von Ausschüssen
mit Entscheidungsbefugnis können erst durchgeführt werden, wenn innerhalb
von drei Tagen, den Tag der Beschlussfassung nicht eingerechnet, weder vom
Bürgermeister/von der Bürgermeisterin noch von mindestens einem Fünftel der
Ausschussmitglieder schriftlich Einspruch eingelegt worden ist. Neu hinzugefügt: (2) Bei Auftragsvergaben und
bei anderen Beschlüssen, die ausdrücklich als dringend gekennzeichnet wurden,
sind Einsprüche nach Abs. 1 spätestens am nächsten Arbeitstag einzulegen. (3) Über den Einspruch
entscheidet der Rat. |
Beschlussvorschlag:
Der Rat verabschiedet die Änderung der Geschäftsordnung in der als Anlage beigefügten Fassung.