Sachverhalt:

Der Rat der Stadt Geilenkirchen hat in seiner Sitzung vom 11.12.2019 beschlossen, dass die Stadt Geilenkirchen  der  KoPart eG  zum  01.01.2020 beitritt. Seitdem wird das Einkaufsportal von KoPart für die Beschaffung von Konsumgüter bzw. sonstigen Lieferleistungen genutzt.

Der Rat hat die Verwaltung in der o. a. Sitzung damit beauftragt, alle zwei Jahre die Kosten-Nutzen-Relation des Katalogeinkaufs zu überprüfen.

Wirtschaftlichkeitsberechnung

Im Jahr 2019 wurde eine Wirtschaftlichkeitsberechnung zur Nutzung des Einkaufsportals KoPart anhand der Ausschreibung der Reinigungsmittel und des Hygienepapiers erstellt. Diese Wirtschaftlichkeitsberechnung wurde zur Überprüfung der Kosten-Nutzen-Relation jetzt aktualisiert, indem die tatsächlich entstandenen Kosten für die Einrichtung und Nutzung des Einkaufsportals den Einsparungen gegenübergesetzt wurden. Einsparungen ergeben sich bei den Prozesskosten (Personal- und Sachkosten) und bei den Beschaffungskosten.

Bei den Preisvergleichen wurden die Preise einiger Artikel aus dem Einkaufsportal KoPart aus den Jahren 2020/2021 mit den Preisen der Lieferanten verglichen, bei denen vor Nutzung des Einkaufsportals KoPart die Artikel bezogen wurden. Die Preise der Lieferanten sind aufgrund dessen aus den Jahren 2018/2019.

Seit der Nutzung des Einkaufsportals wurden durch KoPart weitere Kataloge, wie z. B. Büromöbel, Digitale Endgeräte und Luftreinigungsgeräte, ausgeschrieben und in das Einkaufsportal übernommen. Diese Produktgruppen wurden mit einigen Artikeln in die Wirtschaftlichkeitsberechnung mit aufgenommen.

Ergebnis

Durch die Nutzung des Katalogsystems werden pro Jahr ca. 64 % (ca. 10.000,00 € alleine bei Beschaffungen, die durch den Zentralen Dienst abgewickelt werden) bei den Personal- und Sachkosten eingespart. Da mittlerweile auch verschiedene andere Verwaltungsbereiche ihre Beschaffungen über KoPart tätigen, werden auch dort immense Prozesskosten gespart. Bei den durchschnittlichen Beschaffungskosten liegt die Ersparnis bei 16,27 %, ca. 61.000,00 € pro Jahr. Dabei ist zu beachten, dass die Vergleichspreise der Lieferanten teilweise aus den Jahren 2018/2019 sind. Demnach dürfte die tatsächliche Einsparung noch höher ausfallen.

Insgesamt wurden im Jahr 2021 Güter im Wert von 477.398,73 € beschafft; durchschnittlich liegen die jährlichen Beschaffungskosten über das Einkaufsportal KoPart bei 312.500,00 €.

Auf Grundlage der durchgeführten Wirtschaftlichkeitsberechnung ist festzustellen, dass sich die Nutzung des Katalogeinkaufs KoPart bereits im Jahr 2020 amortisiert hat. Die Ersparnisse übersteigen die Mehrausgaben bei weitem.

Zudem kann die durch die Nutzung des Katalogsystems eingesparte Zeit den erhöhten Arbeitsanfall, der durch die seit Jahren zunehmende Anzahl an Bediensteten (40 Neueinstellungen in den letzten zwei Jahren) im Hauptamt anfällt, kompensieren. Das erhöhte Arbeitsaufkommen konnte dadurch ohne neues Personal bewältigt werden.