Beschlussvorschlag lt. Antrag:

Die Verwaltung möge die Einführung einer Stelle für einen Digitalisierungsbeauftragten prüfen, einen Entwurf einer Stellenausschreibung entwickeln und die Ergebnisse in einer kommenden Sitzung dem Rat vorstellen. Die Finanzierung dieser Stelle ist durch die Einholung entsprechender Fördermöglichkeiten durch EU, Bund bzw. Land sicherzustellen.

Sachverhalt:

Auf den beigefügten Antrag der FDP-Fraktion wird verwiesen.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die im Antrag aufgeführten Aufgaben

•          Beratung der Verwaltung, Schulen und öffentlichen Einrichtungen in Digitalisierungs- und IT-Angelegenheiten

•          Fachliche Leitung des IT-Teams der Verwaltung

•          Prüfung und Vorstellung von Fördermöglichkeiten innerhalb des Fachgebiets IT/Digitalisierung

•          Information über aktuelle Technologien und Prüfung der Sinnhaftigkeit ihrer Umsetzung für die Stadt Geilenkirchen

sind Aufgaben, die selbstverständlich auch heute schon intern wahrgenommen und erfüllt werden.

Die in dem Antrag angesprochenen Aufgaben eines Digitalisierungsbeauftragten werden insoweit schon seit langem durch den Abteilungsleiter der IT-Abteilung fachlich und organisatorisch im Hauptamt erfüllt. Die Zusammenarbeit und Unterstützung der Ämter und Schulen sowie der Kitas sind serviceorientiert aufgestellt. Die bevorstehende interne Umsetzung eines Mitarbeitenden wird dem Abteilungsleiter IT in Organisations-und Vertragsangelegenheiten außerdem zukünftig Freiräume ermöglichen, die u.a. die Digitalisierung von Akten, die Einrichtung des elektronischen Posteingangs und die Entwicklung von Workflows in 2023 voranbringen sollen.

Die fortlaufende Digitalisierung innerhalb der Verwaltung befindet sich schon seit längerem in der Umsetzung. Beispielhaft seien insoweit folgende Maßnahmen genannt: Das elektronische Rechnungseingangsbuch wird in Verbindung mit einer Workflow-Software betrieben, die alle Arten von elektronischen Rechnungen verarbeiten kann. Alle Lieferanten sind informiert, grundsätzlich nur noch elektronische Rechnungen zu nutzen. Die genannte Software ermöglicht alle möglichen Workflows auch unabhängig von der Nutzung der Finanzsoftware. Momentan finden Vorüberlegungen statt, welche Prozesse dazu umgesetzt werden können.

Alle Software-Produkte werden aktiv auf die Möglichkeiten von Bürgerkomponenten überprüft. Zu nennen sind die anstehenden Angebote zum digitalen Bauantrag und ein Bürger-GIS. Die Beteiligung im Zusammenhang mit Bauleitverfahren wird bereits seit längerem voll digital betrieben. Mit dem Facelift der Homepage wird auch eine Mängelmelder-App an den Start gehen, die es den Bürgerinnen und Bürgern auf einfachste Art per Smartphone ermöglicht, Schäden etc. an die Stadt zu melden.

Die städtischen Personalakten werden schon seit Jahren ausschließlich digital geführt. Zudem wird auch ein Online-Bewerberverfahren eingesetzt. Projekte mit Baulastakten und die komplett digitale Bearbeitung in der Zentralen Vergabestelle können als weitere Beispiele genannt werden.

Darüber hinaus ist die Stadt Geilenkirchen im Sinne des E-Government-Gesetzes NRW und des Onlinezugangsgesetzes verpflichtet, den Bürgerinnen und Bürgern Dienstleistungen zukünftig digital zur Verfügung zu stellen.

Die Beteiligung am Serviceportal des Kreises Heinsberg, welches durch die regio IT Aachen betrieben wird, ermöglicht vollumfänglich diese Voraussetzungen zu erfüllen. Das Serviceportal ist eines der führenden Portale in NRW und wird in diversen Kreisen und Kommunen genutzt. Zudem arbeitet die regio IT Aachen auch auf Bundesebene mit, wo die Portale letztendlich als „Once-Only-Government“ miteinander verbunden werden sollen. Die Stadt Geilenkirchen ist zudem in einem Arbeitskreis beim Kreis Heinsberg vertreten, wo die Weiterentwicklung von Angeboten im Serviceportal für die Bürgerinnen und Bürger des Kreises Heinsberg gemeinsam vorangetrieben werden.

Zum derzeitigen Zeitpunkt sind alle Dienstleistungen der Stadt Geilenkirchen im Serviceportal abgebildet. Dieses Angebot wird auch nach dem anstehenden Facelift der städtischen Homepage weiterhin für Dienstleistungen, Formulare etc. genutzt und ständig weitergepflegt werden. Interaktive Formulare und Online-Bezahlmöglichkeiten sind vorhanden und werden zukünftig weiter ausgebaut.